Como funcionam as ferramentas de e-procurement e quais as vantagens

As ferramentas de e-procurement surgiram para automatizar o processo de aquisição – ou procurement – que compõem o ciclo de compras. As etapas ou atividades de uma empresa para adquirir bens e produtos vão desde a identificação das necessidades de compras até o faturamento e pagamento de fornecedores. 

O e-procurement otimiza as transações de negócios usando ferramentas tecnológicas e internet. Ao adotar esses recursos as empresas obtêm mais agilidades nas negociações, resultados mais consistentes e atraentes e ainda com a possibilidade de reduzir custos de processos. 

Atualmente os softwares de e-procurement estão cada vez mais sofisticados e facilitam o dia a dia das instituições que fazem negócios modelo B2B (business to business), ou seja, entre empresas. Portanto, acompanhe a leitura e conheça mais como funcionam as ferramentas de e-procurement e suas vantagens.

O que é e-procurement?

Rapidamente, para sabermos sobre o e-procurement e vantagens, precisamos conhecer o que são essas ferramentas. O e-procurement é a forma de comprar e vender suprimentos pela internet que permite um relacionamento direto do fornecedor com a empresa. É uma ferramenta de sistema fechado disponível apenas para usuários registrados. 

As ferramentas de e-procurement quando bem implementadas fortalecem a cadeia de suprimentos trazendo benefícios a partir de um bom relacionamento com fornecedores. É por meio de ferramentas de e-procurement que os processos de requisição, pedido, compra de bens e serviços são feitos pela internet. 

O e-procurement facilita os processos tradicionais de aquisição e negociação de contratos pois todos os termos podem ser feitos, preenchidos e pré-estabelecidos pela gestão da cadeia de suprimentos. E assim, reduzindo tempo e custos dos processos.

Caso queira saber mais sobre o que é procurement e se vale a pena adotar na empresa é só clicar para ler depois!

Como o e-procurement funciona? 

O processo de e-procurement simplifica as etapas de aquisição regulares pois ocorrem por meio eletrônico, as documentações, licitações, pedidos e contratos podem ser anexadas e enviadas com mais agilidade. Além disso, já adiantando, uma vantagem de e-procurement é combinar os recursos financeiros às especificações de compras reduzindo as operações entre os dois setores. 

Existem diversos softwares e ferramentas de e-procurement disponíveis no mercado com diversas finalidades embutidas além de facilitar a aquisição de produtos e serviços para a empresa. Uma das facilidades que podem ser encontradas nessa solução digital é em relação ao processo de qualificação e homologação de fornecedores

Mas o que isso quer dizer? Bom, brevemente explicando, antes de fechar contrato com os fornecedores da sua empresa é preciso analisar, além de preços e valor agregado com os produtos e serviços, também a qualidade dos mesmos. Um dos primeiros passos é consultar o CNPJ do fornecedor e ver sua situação legal.

Isso porque, todo e qualquer contrato – mesmo que por meio eletrônico – deve haver precauções. Atualmente os softwares de e-procurement mais sofisticados já realizam esse filtro de fornecedores regularizados facilitando a homologação de documentos e fechamento de contratos. A partir desse momento, já é possível usufruir das vantagens de aquisição por meio de e-procurement. 

7 vantagens para adotar ferramentas de e-procurement na sua empresa

Agora que vimos rapidamente o que é e-procurement e como funcionam os softwares e ferramentas, traremos 7 vantagens para adotá-lo na sua empresa. Vejamos como o e-procurement e vantagens podem ajudar na sua empresa. 

  1. Reduzir os custos

Ao otimizar os processos automaticamente há redução dos custos, isso porque há diminuição de procedimentos manuais de aquisição e maior controle dos gastos, obtendo maior visibilidade no gerenciamento dos custos para cada operação. Ao comparar às técnicas tradicionais de cotação e negociação, os softwares de e-procurement apresentam as melhores condições.

  1. Otimizar processos

Os processos de compras ficam centralizados nas ferramentas de e-procurement tornando-os mais ágeis e eficazes. Com as requisições, cotações, pedidos e ordem de compras automatizadas todos os processos ficam mais assertivos e ainda podem ser acompanhados pelos gestores através do tracking de transações. 

  1. Comunicação mais segura 

A utilização das soluções digitais para a troca de informações pela empresa e seus fornecedores torna a comunicação mais segura e eficiente. O fluxo da troca de informações fica salvo e em auditorias onde as questões fiscais e negociação são avaliadas podem ser acessadas facilmente. Tornando assim o processo mais invulnerável.

  1. Maior eficiência

A eficiência logística ao adotar as soluções de e-procurement é notável pois, com um processo centralizado e automático não há atrasos nos pedidos de compra e consequentemente não atrasa a entrega dos materiais. Isso porque, todo e qualquer atraso na etapa de compra pode acarretar em prejuízos para empresa caso haja atraso na produção e entrega dos serviços.

  1. Melhores preços

Com a adoção das ferramentas de e-procurement os fornecedores tendem a oferecer propostas mais competitivas para que seja efetuado o contrato. Além de preços mais atrativos, as negociações de prazo, qualidade e contratos a longo prazo também ficam mais vantajosas. E ainda com um relacionamento com o fornecedor mais duradouro as condições podem ser negociadas mais de perto. 

  1. Segurança

A segurança ao automatizar os processos está nos pequenos detalhes como, com um sistema é mais difícil que práticas indevidas aconteçam pois, normalmente, as quantidades e produtos já ficam estabelecidas dentro do softwares. Isso evita que produtos sejam adicionados sem que haja uma aprovação pelo gestor e até mesmo haja uma comprovação caso tenha discrepância no pedido.

  1. Decisões estratégicas

O planejamento estratégico que o e-procurement fornece às empresas está na logística do setor de compras e no desempenho dos fornecedores. Como as informações ficam todas contidas nas ferramentas, a partir dos relatórios, os gestores podem apontar os maiores gastos e erros, corrigi-los e tornar as atividades mais lucrativas para a empresa. 
Este artigo foi escrito pela Linkana, empresa referência na análise pública automatizada de Compliance e governança corporativa no processo de homologação de fornecedores.

Add a Comment

O seu endereço de e-mail não será publicado.

quinze − 6 =